Productivity Tips

 Productivity बद्दलची अनेक पुस्तकं वाचून व techniques वापरून त्यातील उपयोगी वाटलेल्या काही   सोप्या टीप्स शेअर करत आहे.

1. Schedule-based tasks. 

तुमच्याकडे स्मार्टफोन आहे म्हणजे त्यात कॅलेंडर आहे. ज्यावेळी डोक्यात एखादं काम येईल त्यावेळी ताबडतोब ते कॅलेंडरमध्ये, त्यावेळी योग्य वाटते ती तारीख आणि वेळ फोनमधील कॅलेंडरमध्ये लिहून ठेवायची. ज्यावेळी एखाद्या कामाचं calendar notification येईल तेव्हा एक तर ते काम करायचं किंवा reschedule करायचं. जोपर्यंत काम होत नाही तोपर्यंत कॅलेंडरमधून काढून टाकायचं नाही.

नखं कापायची आहेत? कॅलेंडर एन्ट्री.

बिल भरायचे आहे? कॅलेंडर एन्ट्री.

पिझ्झा खावासा वाटतोय? कॅलेंडर एन्ट्री.

अंतराळवीर बनायचं आहे? कॅलेंडर एन्ट्री.

डोक्यात काहीही म्हणजे अगदी काहीही न ठेवता प्रत्येक गोष्ट कॅलेंडरमध्ये गेलीच पाहिजे हा अट्टाहास अत्यावश्यक  आहे.

2. Checklist.

Checklists या फक्त अंतराळवीर,  पायलट्स, आणि सर्जन यांच्यासाठी नसतात. आपण दैनंदिन जीवनातही त्या उत्तम प्रकारे वापरू शकतो.

उदाहणादाखल - घर बंद करून आठ-दहा दिवस बाहेरगावी जायचे असेल तर काय करावे याची checklist. 2015 मध्ये आम्ही पहिली outstation ट्रीप केली तेव्हा बनवलेली checklist मी अजून वापरत आहे व खूप उपयुक्त ठरली आहे. 

3. A place for everything and everything in its place. 

याला जपानमध्ये seiton म्हणतात. 

उदाहणादाखल - पाच मोठे बॉक्सेस घ्या. त्यावर electronics, electrical, hardware, stationary व miscellaneous अशी लेबल लावा. त्या त्या वस्तू त्या त्या बॉक्समध्येच ठेवायची सवय लावा. बराच वेळ व कष्ट वाचतील.

हाच concept आपण अनेक प्रकारे वापरू शकतो.

A time for everything and everything in its time.

A budget for everything and everything within its budget.

A process for everything and everything by the process.

4. Objective metrics for almost everything.

 ऑफिसमध्ये अथवा व्यवसायात अनेक प्रकारच्या नंबर्सवर बारकाईने लक्ष ठेवणारे आपण खाजगी आयुष्यात मेट्रिक्सबद्दल तेव्हढेच उदासीन असतो. आपल्या बऱ्याचश्या गोष्टी हवेत असतात. 

"वजन कमी करायचंय". हो, पण किती? कधीपर्यंत?

"सेव्हींग करायचंय". दर महिन्याला किती टक्के?

 जोपर्यंत आपण आपल्या dreams समोर पक्के नंबर्स मांडत नाही तोपर्यंत त्यांचे targets बनत नाहीत, आणि मुळात टार्गेटच नसेल तर तुम्ही ते गाठणार कसं?

 मथळ्यात मी almost हा शब्द जाणीपूर्वक वापरलाय. काही गोष्टी - आईवडिलांची माया, भावंडांचं, मित्रमैत्रिणींचं निर्व्याज प्रेम, आणि मुख्य म्हणजे देवावरची निखळ भक्ती व श्रद्धा - या कुठल्याही मोजमापाच्या, देण्याघेण्याच्या हिशोबाच्या पलीकडेच राहू द्याव्यात.

5. Productivity बनायचं असेल तर सर्वात महत्वाची आणि आवश्यक गोष्ट म्हणजे स्वयंप्रेरणा व स्वयंशिस्त (self-motivation and self-discipline).
चांगल्या गोष्टी, कोणी सांगतंय म्हणून नव्हे तर "मला स्वतःला अजून चांगलं बनायचं आहे" या विचाराने कराव्यात, आणि कुणी स्तुती, प्रशंसा करत नसेल तरीही शांतपणे करत राहाव्यात.

अर्थात यातील प्रत्येक मुद्यावर एक एक स्वतंत्र पोस्ट होऊ शकते एवढा हा विषय मोठा आहे. तूर्तास इतकेच पुरे.

तुम्ही यातील एखादी गोष्ट करत नसाल तर महिनाभर तरी नक्की करून पहा. तसेच, तुमच्याकडे असलेल्या productivity टीप्स जाणून घ्यायला आवडेल!

Checklist for senior citizens

 मी एक सूची / चेकलिस्ट देत आहे. ती प्रामुख्याने सिनियर सिटीझन्ससाठी असली तरी इतर वयोगटातील व्यक्तीनाही तिचा उपयोग होईल असे वाटते.

-----

पूर्ण नाव Full name

जन्मदिनांक Date of birth

रक्तगट Blood group

ओळख पटविण्यासाठी खूण Identification mark

इमर्जन्सी संपर्क क्रमांक Emergency contact

आधार क्रमांक Aadhar number

पॅन क्रमांक PAN number

निवडणूक ओळखपत्र क्रमांक Voter ID

पासपोर्ट क्रमांक Passport number

ड्रायव्हिंग लायसन्स Driving license number

UAN क्रमांक UAN number

ईमेल IDs (पासवर्ड्स लिहू नयेत)

फॅमिली डॉक्टर्सची नांवें आणि संपर्क क्रमांक Family doctor names and numbers

दीर्घकालीन व्याधी असतील तर त्यांची नांवें आणि घेत असलेली औषधे Long-term illness and ongoing medication if any

एखाद्या गोष्टी ची ऍलर्जी असेल तर ती माहिती Allergies if any

कोव्हीड होऊन गेला आहे का Tested positive for Covid?

फॅमिली वकिलांचे नाव आणि संपर्क क्रमांक Family lawyer name and contact information

फॅमिली अर्थ सल्लागारांचे नाव व संपर्क क्रमांक Financial advisor name and contact

फॅमिली गुरुजींचे नाव व संपर्क क्रमांक Family priest name and contact

बँक खाते - Bank information: 

ब्रँच नाव व अकाऊंट क्रमांक Branch names and account numbers

डिपॉझिट खाते Deposit account details

NSC, FD, RD वगैरे असेल तर त्यांची माहिती

लॉकर्स माहिती Locker information

(पिन क्रमांक लिहू नयेत)

Assets

स्थावर मालमत्ता: उदाहरणार्थ फ्लॅट, शेतजमीन, प्लॉट 

जंगम मालमत्ता अंदाजे रोकड, सोने, शेअर्स (अंदाजे मूल्य)

Insurance

आयुर्विमा पॉलिसी माहिती 

Term insurance 

कार/ बाईक क्रमांक व इन्श्युरन्स माहिती

लोकांकडून पैसे येणे असतील तर नांवें, रक्कम, दिल्याची तारीख

Liabilities

बॅंक लोन्स: रक्कम, घेतल्याची तारीख, संपण्याची तारीख

लोकांकडून उधार घेतले असेल तर नांवें, रक्कम, घेतल्याची तारीख

मृत्युपत्र Will

हे आवश्यक आहे. कोणाच्या नावे काय ठेवायचे हे सविस्तर लिहावे व दोन सज्ञान साक्षीदारांच्या स्वाक्षऱ्या घ्याव्यात.

मृत्युपत्रात स्थावर जंगम मालमत्तेबरोबरच इतर गोष्टींचाही विचार करावा - जसे की देहदान/नेत्रदान वगैरे. तसेच खूप पुस्तके असतील तर एखाद्या वाचनालयाला देणे, मौल्यवान वस्तूंचा (स्टॅम्पस/नाणीं इत्यादी) संग्रह असेल तर त्या एखाद्या संग्राहकाला अथवा म्युझियम ला देणगी देण्याबाबत सूचना, कपडे अनाथाश्रमात देणे, इत्यादी.

इच्छापत्र Bucket list

हे ऐच्छिक आहे.

यात आपल्या सर्व इच्छा लिहून ठेवाव्यात, जसे की - कुलदेवतेचे दर्शन, परदेश वारी, तीर्थयात्रा करणे, नाटक पाहणे, काही दूरस्थ नातेवाईकांना/मित्र मैत्रिणीना भेटणे... जे आठवेल तसे लिहावे, व पूर्ण झालेल्या गोष्टी काढून टाकाव्यात.

Legacy work

आपल्या पश्चात ज्या गोष्टी चालू राहाव्यात असे वाटते त्या लिहून ठेवाव्यात.

जसे की वार्षिक कुलाचार, एखाद्या व्यक्तीला/संस्थेला नियमित मदत करत असाल तर त्याबद्दलच्या सूचना, इत्यादी.

------

याप्रमाणे सर्व माहिती संकलित करावी. एखाद्या वहीत लिहिणं चांगले, पण कम्प्युटरवर Microsoft Word document मध्ये अथवा मोबाईलमधील Notes app मध्येही लिहू शकता.

पिन क्रमांक, पासवर्ड्स, key combinations इत्यादी माहिती लिहू नये.

सर्व माहिती एकाच बैठकीत लिहायला पाहिजे असे मुळीच नाही. सुरुवात करावी आणि जसजशी माहिती उपलब्ध होईल तशी लिहून ठेवावी.

सदर सूची दोन-तीन महिन्यांतून एकदा (quarterly) नजरेखालून घालावी व काही बदल झाले असतील तर ते करावेत.

ही सूची मुख्यतः आपल्या स्वतःसाठी आहे. पण एक प्रत आपल्या उत्तराधिकारी व्यक्ती (पत्नी/ पती /मुले/ भाऊ/ बहीण) सोबत शेअर करणे चांगले राहील. 

सदर सूची मी माझ्या माहितीप्रमाणे बनवली आहे, ती अजून परिपूर्ण होण्यासाठी आपल्या सूचनांचे स्वागतच आहे.

No ZERO days!

The single best productivity tip I ever received: No ZERO days. 

A "zero" day is when you don't do anything towards your target/plan/goal.

Take a vow to yourself: From today, from this moment onwards, you will live in a NON-ZERO system.

Feeling too tired to study? Read just one page of chapter. Don't have time to exercise? Do just one pushup.  But DO it.

Success doesn't come in a single day;  it's a result of long string of CONSISTENT NON ZERO days. 

The HenryMan List - Patrick McLean

Do the right thing. Always, everywhere, without exceptions. Know that rules aren't always the right thing. Throwing a punch and being polite may seem contradictory. They are not. There are occasions when throwing a punch is polite and standing inactive is the rudest thing you can do. 

For more such crisp advice, read: Patrick McLean @ 

http://www.theseanachai.com/2009/02/19/the-henryman-list/

[Presentation] The ONLY 3 productivity tools you will ever need

About 4 years ago, I has posted a blog about the 3 productivity tools you will ever need.

It is heartening to see that this belief has stood steadfast and true over the years; even after four years, these three tools continue to make the biggest impact on my productivity.

I have now converted the blog article in a Microsoft PowerPoint presentation. It is available for viewing and download on SlideShare. 

The 3 productivity tools you need

You want to streamline your work, be more productive, and be more efficient. You take a look around and find productivity tools and techniques galore, enough to intimidate you back into the un-managed ways.

So, what is the easiest -- and probably the best! -- way to go about getting started with getting things done in a systematic way, without investing too much time and effort into myriad approaches?

From personal experience, I would say just three tools are sufficient to do the trick:

1. To-Do list
2. Checklist 
3. Reminder mechanism

Let's see how to use these...

•  THE TO-DO LIST: WHAT to do A good to-do list should consist of two parts. One part should have the task-lists. Tasks are the chores that you need to repeatedly perform with some regular frequency, such as sending out a status report every Friday, or, washing your car every 15 days.
  
  More details about creating task-lists can be read here. The second part of the to-do list should have action items specific for the particular day (or week), such as a meeting with software analyst or attending a wedding reception at 9 PM.
  
  Tools: 
  For the office work, I used StickyPad earlier. But now I use the Tasks feature of Microsoft Outlook. It integrates nicely with e-mail and calendar features (see below) and has almost all the features one could ask for. 
  For personal work, I extensively use the Notes and To-Do List features of my cellphone.
  
  Success Mantra: The key is to have specific, actionable items on your to-do list. For example, "I want to reduce weight" is merely a wish; you need to convert it to something like "Jogging for 30 minutes every morning from 7 AM to 7:30 AM". Now, this becomes an action-item.
  Some say that the best time to chalk out a to-do list is just before you go to sleep or early in the morning before you set out for the day. Well, I don’t have a specific time to update the to-do list; but just go on adding to it whenever a task presents itself.

•  THE CHECKLIST: HOW to do
  Checklists are a list of items that help you either to perform a task in the best possible manner or to verify if a completed task meets the requirements. Hence, the checklists can basically be of two types: pre-emptive and corrective. For example, a checklist that you use while conducting a software release is a pre-emptive checklist, whereas a code review checklist is a corrective checklist.
  
  I have always been big on checklists, so reading The Checklist Manifesto by Dr Atul Gawande was a comforting feeling!
  
  Tools:
  As of now, I am not using any particular tool to create and manage the checklists. They are mostly scribbled on a paper notepad or saved in MS-Excel.
  
  Success Mantra: 
  The key is to be honest with oneself while using the checklists. It’s a tall order, but you can always try! You need to force yourself to acknowledge that you have skipped some essential steps during a procedure or that your finished work doesn’t satisfy all the expectations. This will not only help you brace yourself for any glitches ahead but will also –hopefully – forewarn you against making the same errors again in future.

• REMINDERS: WHEN to do
  Most of us use reminders. The hitch is that most of us don't really act on them when the alarm goes off, instead preferring to hit the snooze button.
  It helps if you set two reminders for each task, one for any preparatory actions you need to perfrom and the second one for the actual task.
  For example, your buddy's birthday is on 1-September and you wish to get your buddy a present.  Then it's not a good idea to set only one reminder for 1-September. Better set a reminder a week before so that you have sufficient time to go out and buy that gift.
  
  Tools: For office work, I use the Calendar feature of Microsoft Outlook. It integrates nicely with e-mail and Tasks feature (see above) and has almost all the features one could ask for.
  
  For personal work, I use the Calendar as well as Reminders features of my cellphone.
  
  Success Mantra:
  The key here is to make your calendar sacred, something that no one can override… not even you, not without a good reason at least. If you mark a time-slot for studying Linux then hanging out in a mall with friends during that time should be avoided, however tempting it might be.
  
  Of course, you cannot always have things your way. If you mark a Friday evening to watch a football match on TV and your wife informs, “We are visiting my folks today evening”, it would be wise not to insist too much on preserving the integrity of your calendar.

Using these three basic tools in a disciplined way is guaranteed to bring a huge improvement in your productivity and efficiency.